Stay Hungry, Stay Humble

自己有幸来美国出差以后,逐步学习了美式互联网企业常见的协作方式和手段,像工作中常用的Google Docs/Google Calendar/GotoMeeting/Dropbox 等,这些是平时在国内工作环境中很少用到的协作工具。不可否认,这些工具对工作效率的提升是巨大的。加上平时再到处走走看看,像一个普通美国人那样生活,学会接受更多自由观念(注意,这里指个人的自由,即只要不违法,没有人会管你做什么说什么看什么)。坦率来说,心理似乎渐渐滋生了“美国的工具就是领先,大家都应该用,不用就落后“这种近乎自满而狂妄的想法;再加上自己好像平时做事情开始牢记”让他人配合的事情,最好先完成80%,尽量让对方做填空题或者选择题,这样才是专业精神。“这类前人经验,总感觉自己似乎有比其他人更为职业化一点的骄傲念头。

然而昨天发生的一个小事情却让我能够及时的对这样的想法进行再思考,今天仔细回想,就得出了标题中所述的反思:stay hungry, stay humble.

想讲讲事情经过,教训的曝光希望能够让后来人有些收获,当然更多的是为了让自己记住。组织一次跨国会议,涉及到美国、广州、武汉三地。我照往常做的一样,同各方约好时间,设置好Gotomeeting的会议室,协调好会议议程,同各方发出会议Calendar邀请,安排广州一个同学做会议记录并详细告知会议记录的要求。想来这个会议的会前组织工作应该到位了,不会出什么事情了吧。结果,嘿嘿,不认真就真出问题了,魔鬼真的就在细节中。

首先是会议时间跟其它会议时间冲突,一个GotoMeeting的账号同时只能使用在一个会议上,导致两个会议都不能够及时开始,两个会议的参会者加入会议被持续提出。我没有准备临时的GotoMeeting账号备用。

其次是没有考虑到跨国跨地区的网速实际上同美国不是一样的,之前广州已经调整过网速带宽,参加GotoMeeting会议的网速是够的;但是武汉的参会者被忘记了,网速联通很受到限制。

第三是没有考虑到国内大部分办公室是没有拨打国际会议权限的电话,武汉办公室的参会同学再尝试备用电话会议室方案的时候就没有成功。

最终在预定开会时间20分钟之后,跟对方取得了联系,鉴于拖了太长时间,我就直接建议改期再开,调整好网络和电话解决方案之后,我们再开始这个电话会议。

大概是出差太久的缘故,习惯了美国的网络环境和交流方式,就渐渐不记得国内的差异性了。在用着GotoMeeting方便的跟世界其它地区沟通的时候,忘了国内很多电话都不能直接拨打国际号码;在用着Google Docs跟团队协作的时候,忘了国内上Google Docs不仅要翻墙而且网速还很慢。虽然在美国我保存一个文档只需要几秒钟,上传一个文件仅需要不到1分钟;但是国内可能需要花数倍的时间来加载。在美国工作的效率是提升了,也方便了;可是在中国的其他团队的人,他们的效率因为这些工具有提升么?

以前我从没有考虑过这个问题,但是回顾这件事情的时候,才想到了这些。协作和工具的目的是为了提升团队的整体效率,跨国协作的环境复杂性更要时刻提醒自己”是否还有什么东西没考虑到?“

事实用最简单和直接的方式嘲笑了我对自己所谓职业化和高效协作错误理解的自满,再一次让我记住不够谦逊的教训。Stay Hungry, Stay Humble, for every detail.

其实,还有一点也很重要:这时候需要一个非常好的IT经理了,而不是让此方面不专业的团队成员耗费时间和精力在这个事情上。专业的人做专业的事,永远是提升组织协同效率的原则之一

Update:

LJ: 你觉得大公司使用专业的协作工具和Skype开会之间有什么区别?为什么一定要用专业工具?我前几天参加aol的电话会议,确实是字面意义上的拨打了越洋电话……

Answer:

参加会议同主持会议对解决方案的依赖还是有区别的,参加会议通常只需要拨打电话会议的会议室号码就可以了。可是主持会议就需要考虑:

  1. 参会各方在哪里?
  2. 参会时间定在哪里才能让时差问题不那么明显?
  3. 参会各方的网络条件怎么样?
  4. 参会各方有没有拨打国际电话的权限?
  5. 参会者加入的欢迎和引导是否需要不同语言?
  6. 会议中除了语音通话还有什么其它的需求?视频?桌面共享?
  7. 不同平台下同样的设备沟通效率是否有区别?比如Skype在Windows、Mac、Linux三方互通下质量如何?
  8. 有无iOS/Android接入方式提供?

同时还要符合尽量简单的参会方式原则,比如拿起手机或者座机拨打一个电话号码就可以入会了。这几个问题都需要考虑到之后才能够提供一套保证各方都能够快速接入,有效沟通和高效会议的方案。

Skype的多人视频和桌面共享都是订阅用户才能使用的功能,可以主动呼叫不同地区的用户加入,可是呼叫方需要持续为通话时间付费;GotoMeeting在Windows和Mac平台下互通质量很差,同时也没有中国地区的接入号码;国内的服务商,可能仅仅只提供中美两个国家的接入服务。这些方案在部署的时候就会碰到各种各样的小问题,同时成为了阻碍跨国顺畅沟通和互动交流的严重制约,我也能够理解为什么思科的系统能卖的这么贵了。